スケジュール管理のコツ

ビジネスパーソンにとって、基礎中の基礎であるものの最も重要だと言えるものはスケジュール管理ではないでしょうか。

社内のミーティングや来客との打ち合わせ、顧客訪問など隙間もないくらい予定が入っている方は少なくないのではないでしょうか。

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それのみならず、報告書や提案書といった各種レポートの提出期限などタスクの管理も必要です。

ビジネス手帳を使う方、パソコンやスマートフォンなどデバイスを使う方、それぞれやり方は異なりますが、両者に共通するスケジュール管理を苦手とする方のためのコツをまとめました。

まず、細かい日程を決める前にやらなければならないタスクを全て書きだします。


書きだしたらそれに優先順位を付けます。
この時、社内ミーティング、打ち合わせ、訪問など既に日程が決まっているものは先に記入しておきます。

日程の決まっていないものは優先順位の高い順にどれくらいの時間がかかりそうか、いつまでに終わらせなければならないかを考えて締切日を設定します。



締切は、ある程度の余裕を持って決めるようにします。

突発的なタスクが発生したり、思いがけない予定が入ったりすることがあるためです。



しかし、期限が決まっている場合は、締切を期限の1日前までに設定し、何かの事情によって遅れてしまっても本来の期限には間に合うようにします。締切が決まったら中間日を中間期限と設定します。

中間日、締切日までの日数でたすくの見込み時間を割引り、1日でやらなければならないタスクとしてスケジュール設定します。